¿Te sientes abrumada(o) con tus correos? ¿Te parece que desperdicias demasiado tiempo trabajando en ellos? ¿Te agobia la sensación de que nunca te alcanza dar cuenta de todos los mensajes que te llegan? ¿Vives con la impresión de que se te está olvidando algo importante que no alcanzaste leer entre tantos mensajes? ¿Ya perdiste plazos o te pusiste en una situación complicada porque no leíste un correo importante?

Yo te entiendo, también he pasado (y a veces aun paso) por eso. He aprendido varias estrategias para manejar mejor mis correos, usarlos en mi favor y disminuir el estrés que me pueden generar. En este artículo comparto contigo 9 tips infalibles para cambiar esta situación.

1. Vacía tu bandeja de entrada diariamente:

Vaciarla no significa resolver todos los correos, significa clarificar cuál es tu próxima acción correspondiente a cada correo que te llega y dar a cada uno de ellos el destino adecuado: delegar, contestar ahora, contestar más adelante, archivar o simplemente borrarlo (¡sí, leíste bien: no solo puedes sino que debes borrar los correos inútiles!)

2. Crea una carpeta en tu correo que se llame “@Aguardando” o “@Esperando por”:

Almacena allí todos los correos respecto de los cuales estás aguardando respuesta o información de otras personas. Para hacer seguimiento de esos asuntos recomiendo que revises esa carpeta al menos dos veces a la semana: al iniciar la semana y antes de que finalice la semana. Yo lo hago los lunes y los jueves por la mañana.

3. Crea una carpeta que se llame “@Acción”:

Arrastra para allá todos los mensajes que requieren acción de tu parte, pero con los cuales no puedes involucrarte ahora, para resolverlos en el momento que te sea más oportuno. Revisa esa carpeta diariamente para ejecutar dichas acciones cuando tengas oportunidad.

4. Crea una carpeta que se llame “@Referencia”:

Pon allí todo lo que sea información relevante que necesitarás consultar. Ojo porque a veces el mejor lugar para guardar esos correos es en una carpeta que esté respaldada en la red o en la nube, ya que a veces los correos muy antiguos se borran automáticamente, de acuerdo a la política de Tecnología de la Información de cada empresa.

5. Organiza las carpetas de tu correo:

Yo tengo varias carpetas de referencia, nombradas de acuerdo al tema a que se refieren, para usarlas como archivo de mensajes. Importante: evita crear “carpetas dentro de otras carpetas” y ordénalas en orden alfabético, eso hará que el proceso de archivar y de encontrar esos mensajes archivados sea mucho más rápido.

6. Crea un borrador para respuestas que sean repetitivas:

¿Contestas siempre de la misma manera o envías siempre el mismo mensaje? Si es así, crea y guarda un modelo de mensaje en tu carpeta de borradores para usarlo siempre que lo necesites.

7. Crea una carpeta de “@Pendientes”:

Si leíste todo lo anterior y te parece imposible ejecutarlo porque eres de las personas que tienen miles de correos desde hace años en tu inbox: no estás sola(o) y hay solución también para ti. Empieza hoy a organizar tu correo creando una carpeta de “Pendientes”: define una fecha de corte (por ejemplo: hasta el mes pasado) y arrastra para allá todo lo que está en tu inbox. De esa manera tienes una cantidad menor de correos nuevos para clarificar y cuando tengas un momento, vuelves a la carpeta de “Pendientes” de correos para revisarlos de a poco.

8. La regla de los 2 minutos:

Todo lo que puedas solucionar en 2 minutos o menos, hazlo de inmediato. Eso hará que seas más productivo y no acumules tantos mensajes. Leer un mensaje, decidir contestar después, archivarlo, después leerlo nuevamente para entonces contestar, te llevará mucho más tiempo.

9. Mantén tu inbox en cero diariamente:

Eso mismo que leíste. Si haces los pasos anteriores, es lo que va a suceder con tu inbox: llegará a cero todos los días. No mantener correos en tu bandeja de entrada te ayudará a tener mayor claridad de cuáles asuntos te están llegando y te disminuirá la sensación de agobio que siente tu cerebro al ver tantos y tantos mensajes. Eso es lo que nos lleva a ni siquiera leer (¡aún menos contestar!) correos porque “no nos alcanza el tiempo”.

La mayoría de esos tips los aprendí con el Método GTD®. Si te interesa aprender una metodología que te ayude a mejorar tu organización y productividad personal (y que comprobadamente funciona), envíame un mensaje. Estaré feliz en ayudarte a construir un estilo de vida más ligero y feliz a través de la #educación en organización y productividad personal.