En el artículo “Seis pasos para empezar a organizarte” yo te comenté de hábitos y actitudes que deberías tomar para empezar a organizarte. En este artículo yo quisiera compartir contigo cuales son las herramientas que necesitas para hacerlo y las buenas practicas para usarlas.

¿Agenda en papel o calendario electrónico? ¿Cuaderno de notas o aplicación de notas? ¿Cuál es la mejor aplicación para gestionar tareas? ¿Cuál es el mejor calendario?

Yo empiezo este texto rompiendo un paradigma, contándote que no existe mejor o peor herramienta. Lo que existe son herramientas que funcionan para ti, que atienden tus necesidades de organización personal y otras que no. Te explicaré el concepto de cada una de ellas para que tú puedas elegir cuáles prefieres.

Herramientas básicas para empezar:

Calendario: para poner tus compromisos y recordatorios que tengan fecha y hora. Por ejemplo: reuniones, citas medicas, fecha del cumpleaños de alguien, un plazo para realizar alguna actividad. Si algo tiene fecha y hora, lo agregas a tu calendario.

Cuaderno de notas: para poner tus listas de tareas. Las actividades que tienes que ejecutar deben ir en tus listas de tareas, no en el calendario. Te explico el motivo más adelante. Si tienes que realizarlo pero no necesariamente en una fecha y hora especifica, lo agregas a tus listas de tareas.

Carpetas de referencia: para guardar tus documentos, archivos y materiales que quizás no estés usando ahora, pero que te gustaría consultar a futuro o que puedes necesitar en algún momento.

Buenas prácticas:

¿Cuál es la diferencia entre el calendario y el cuaderno de notas?

El uso correcto de las herramientas es tan importante como la elección de las herramientas. En general hay mucha confusión entre agenda y lista de tareas, porque algunas personas ponen sus tareas en el calendario. Esto debe pasar porque lo aprendimos desde la escuela a anotar todo en la agenda, pero esta no es la mejor práctica.

Tu calendario debe ser fiel reflejo de tus compromisos y de tu día, no debe ser tratado como una “lista de deseos” de “cosas que me gustaría hacer hoy”. Cuando agregas tareas que no tienen fecha y hora al calendario puedes confundirte, perder la confianza en la herramienta o peor, estresarte usándola.

Así que para ayudarte a distinguir entre las dos cosas, te doy un ejemplo sencillo: supongamos que tienes que declarar tu impuesto de renta. Declarar impuesto de renta es una tarea que tiene plazo: tienes que hacerla hasta el 31 de abril. Pero no tienes que hacerla en el 31 de abril, puedes hacerla cualquier día antes de esta fecha.

De acuerdo a las buenas prácticas de uso de las herramientas de organización, tú debes anotar en tu lista de tareas la actividad “Hacer la declaración del impuesto de renta”. Y en tu calendario debes agregar un recordatorio el día 31 de abril: “Plazo para entregar la declaración de renta”.

Ahora pensemos en otro escenario: digamos que tú vas a hacer tu declaración de renta, pero tienes que hacerla con tu mamá, porque no sabes hacerla y ella te la va a enseñar. Imaginemos que quedaste con tu mamá que la harían el viernes a las 14:00h. Esto sí va a tu calendario, porque se trata de una junta con tu mamá, un compromiso que tiene fecha y hora.

“Simone, si no pongo mis tareas en el calendario, me da nervios de que se me olvide hacerlas”. Bueno, desde niño tú creaste el hábito de mirar tu agenda, entonces ahora hay que crear el hábito de mirar tus listas de tareas. Así de simple.

Y esto nos lleva a otra buena practica para que estas herramientas sirvan su propósito: diariamente debes revisar tus listas de tareas para involucrarte con ellas y ejecutarlas en el momento oportuno. Además, debes revisar tu calendario para planificarte para lo que se viene. O sea, acá en nuestro ejemplo de “declarar el impuesto de renta”, de nada sirve tenerlo anotado si no revisas tus listas de tareas. Y tampoco te habrá servido agregar el recordatorio al calendario si solo lo ves en el mismo día, esta no es la idea. Mi sugerencia es que trabajes con tu calendario y con tus listas de tareas abiertas durante todo el día. Así no se te olvidará revisarlos.

La mejor herramienta es aquella que tú usas y llevas contigo a todos los lados.

Si prefieres tener tus compromisos en agenda de papel o si prefieres tener tus tareas anotadas en un cuaderno físico, no hay ningún problema. Hay mucha gente que está cansada de los electrónicos y está volviendo a usar materiales en papel para tener más momentos de desconexión.

Lo único que tienes que observar acá otra buena práctica: tienes que ser capaz de consultar tu agenda y usar tus listas de tareas a todo momento. Nunca sabes cuando necesitarás consultar tu agenda o cuando tendrás de incluir otra tarea en tu lista. Tu agenda y tus listas de tareas tienen que estar actualizadas, de lo contrario no sirven su finalidad. De modo que si prefieres tener estas herramientas en papel, elige unas que podrás llevarás contigo a todos los lados y que sean fáciles de actualizar.

¿Y mis archivos?

Casi todos tenemos documentos y archivos tanto físicos como electrónicos, entonces necesitaremos guardarlos en las herramientas apropiadas. Una de las buenas prácticas en este caso: organiza tus carpetas con títulos en orden de abecedario en una única jerarquía, evitando crear sub-pastas. Esto te ayudará a encontrar tus archivos con más facilidad. La otra buena práctica es crear el hábito de despejar tus archivos físicos y electrónicos, botando todo lo que ya no te sirve y garantizando que todo lo que sea importante y relevante esté bien guardado.

La mejor herramienta es aquella que te guste usar.

David Allen comenta en su libro “Organízate con Eficacia” que las herramientas que uses para tu organización personal deben ser agradables para ti, para que te sientas confortable durante su uso: un lápiz que sea confortable para escribir, con los colores que te gusten, un cuaderno, una agenda o una aplicación que te sean agradables a los ojos, etc. Organizarte debe ser divertido, creativo e inspirador para que sea parte natural de tu vida.

Sugerencias de herramientas:

A continuación te comparto mis sugerencias. Son herramientas que uso o usé en algún momento y que me gustaron:

Calendario / Agenda: Google Calendar, Outlook.

Yo prefiero no usar calendario o agenda física porque para mí es más práctico usar la electrónica. Todo se sincroniza y se actualiza con más rapidez para mis necesidades. Como ya lo vimos, si te acomoda mejor el calendario en papel, no hay problema. ¡Úsalo y sé feliz en tu productividad creativa!

Listas de tareas: Google Keep, Evernote, Todoist, Outlook Tasks.

Yo prefiero no usar listas de tareas en cuaderno físico por el mismo motivo que te comenté anteriormente. Pero si prefieres un cuaderno, elige uno que te guste y puedas llevar a todos los lados.

Carpetas de referencias: Google Drive, Dropbox, Evernote, carpetas físicas, archivadores físicos.

Yo tengo un mescla de archivos físicos y electrónicos, entonces uso las dos versiones.

Este artículo fue creado pensando en orientar a aquellas personas que están justo empezando a organizarse y necesitan saber cuáles son y cómo usar las herramientas básicas de organización personal. Todas las orientaciones acá mencionadas son basadas en el Método GTD®, la metodología de productividad personal en la cual yo soy Instructora Certificada. Por obvio, el método es mucho más robusto y completo que este texto, ofrece soluciones detalladas, sistematizadas y estructuradas del manejo de tu vida de forma integral. GTD® te enseña el raciocinio para que puedas personalizarlo a tus necesidades. No era la idea y no sería posible transmitir en un artículo todo el concepto, la riqueza y la profundidad de la metodología.

Se te interesa profundizar en el tema, te sugiero que compres y leas el libro “Organízate con Eficacia”, de David Allen. Si te gustaría que un Instructor Certificado te llevara de la mano enseñándote los 5 pasos de la metodología y acompañándote en una sesión dedicada a instalar e implementar tu sistema personalizado GTD®, te sugiero que participes de un Seminario. Yo se lo recomiendo porque además de Instructora Certificada soy practicante de GTD® y esta metodología me ha cambiado la vida.

Espero que el contenido te haya sido útil y que te ayude a empezar a organizarte. ¿Tienes alguna pregunta sobre el tema? Déjala en los comentarios para que sigamos conversando y para que yo pueda aprovecharla para crear más contenido que te sea relevante y te ayude en tu trayectoria de construir un estilo de vida más ligero y feliz, a través de herramientas de organización y productividad personal.